За дългосрочни цели ви е необходим многогодишен план, за краткосрочни цели - на тримесечие, а за текущи цели - месечно, седмично, ежедневно. Какво е наистина важно при планирането? Ето 6-те най-важни стъпки за ефективно планиране.

Специалистите по управление на времето съветватпланиранетекущи дела да го правим в перспективата на седмицата, защото седмицата дава по-широк контекст на нашите дейности. Какво да имате предвид при организиране на задачи?

Благодарение на таблото за време ще откриете, че не е нужно да правите всичко! Тогава ще познаете радостта да се наслаждавате на свободното си време. Нашият личен и професионален успех до голяма степен зависи от това как организираме времето си. Сами избираме начина, по който да го харчим, ние също носим последствията от тези решения. За да управляваме себе си добре с течение на времето, нека следваме максимата на Стивън Р. Кови: „Вместо да се фокусирате върху това да правите правилното нещо, трябва да насочите вниманието си към това да правите правилното нещо“. Решенията ни относно използването на времето се влияят от два критерия – спешност и важност. Често придаваме важност на твърде много задачи. Но правилното приоритизиране е свързано с осъзнаването на това, което е най-много в нашата йерархия от ценности, а не само за реагиране по спешни въпроси. Как да ги различим един от друг? Спешността е критерий, свързан с времето, важността за нашите цели. Практичен инструмент, който показва обхвата на дейностите и помага да се идентифицира какво е наистина важно етабло за време . Най-важното условие за ефективно действие и планиране е да се съсредоточи върху квадрант II и едновременно с това да се елиминират много дейности от I и III, и да се игнорира четвъртото тримесечие.

Важно

Хронология: I тримесечие

Той съдържа както важни, така и спешни въпроси. Това е "управление на кризи" - дейности от стратегическо значение и неотложни въпроси. През това тримесечие ние работим, използваме знанията си, за да реагираме на много ситуации и да поемаме предизвикателства. Не можем да пренебрегнем тези въпроси.

Хронология: II тримесечие

Покрива важни, но не спешни въпроси. Това е "висококачествен" квартал, в който се управляваме сами: правим дългосрочни планове, предвиждаме проблемите и ги предотвратяваме, развиваме способности, регенерираме, прекарваме време с любимите хора. Колкото повече време прекарваме в това тримесечие, толкова повече се увеличаваспособността ни да действаме. Пренебрегването на дейностите в него разширява квадрант I, който в крайна сметка ни поглъща, причинява стрес и изгаряне.

Времева линия: квадрант III

В него има спешни неща, но не са важни. Това е една четвърт от заблуда, защото бръмченето около това, което е спешно, може да създаде илюзия за важност. В този квадрант извършваме действия, които са актуални, но важни за някой друг, изпълняваме очакванията на другите хора, мислейки, че сме в квадрант I.

Времева линия: квадрант IV

Това не са спешни и маловажни въпроси. Като минимизираме времето, прекарано през това тримесечие, ще спечелим време за наистина важни неща.

РАЗПИСАНИЕ
ВАЖНО

СПЕШНО

  • кризисни ситуации;
  • спешни въпроси;
  • задачи с дата на изпълнение, среща, подготовка за срещи.

СПЕШНО

  • подготовка;
  • посочете стойността;
  • планиране;
  • изграждане на взаимоотношения;
  • истински отдих;
  • поверяване на отговорност.
НЕВАЛИДЕН
  • някои телефони;
  • някои писма, доклади;
  • някои срещи;
  • най-близки спешни въпроси;
  • много нормални дейности.
  • ежедневие, редовни дейности;
  • необвързваща кореспонденция;
  • някои телефони;
  • губители на време;
  • удоволствие;
  • гледане на телевизия твърде дълго.

1. Ефективно планиране: помислете за вашата визия и мисия

Когато започнете да планирате дейностите си, помислете какво е най-важно в живота ви. Помислете за вашата визия, какво бихте искали да правите, правилата, по които следвате (компас!). Колкото и далеч да изглежда, това е изключително важно, тъй като вашите вярвания влияят върху целите, които си поставяте, решенията, които взимате и начина, по който прекарвате времето си.

Преосмислянето на вашата собствена мисия е съществено условие за действие според важното, тъй като има силно влияние върху изпълнението на останалите дейности, възложени на тримесечие II. Ако вашето житейско кредо е личностно развитие, да бъдете със семейството си, да откриете стойността на живота или социалната дейност, тогава като се връщате към него от време на време, вие ще запечатате най-важните неща в паметта си. Мисията ще създаде рамка, в която ще взимате решения в следващите етапи на планиране.

2. Ефективно планиране: определете ролите си

Ролите са символи на задължения, взаимоотношения с хората, дейности в полза на обществото. Тяхната ясна дефиниция създаваестествена структура, която ни позволява да поддържаме баланса си. Ролите, които играете, се основават на вашата мисия. Избройте ролите си на лист хартия (например съпруга, майка, студент, мениджър, директор, член на спортен клуб). Изследванията показват, че появяването на повече от седем е неефективно, така че опитайте например да комбинирате определени функции. Определянето на житейските роли ви помага да видите живота като цяло - можете да видите, че не е само работа или семейство, а всички заедно. Докато описвате ролите си, ще забележите „важни, но не и спешни“ въпроси (Тремесечие II), които обикновено се игнорират. В допълнение към ролите добавете „заточване на триони“ към седмичния график. Това е енергията, която трябва да вложим, за да усъвършенстваме уменията си в четири основни измерения на живота – физическо, социално, интелектуално и духовно. Погълнати от „пилянето“ (получаване на резултати), ние забравяме да „заточим триона“ (поддържаме или развиваме способността за постигане на резултати в бъдеще). Ако например не спортуваме (физическа сфера), не развиваме знания (социална сфера), не следим най-новите разработки в нашата индустрия (интелектуална сфера) или не знаем какво е важно за нас в живота (духовната сфера), ние можем да "затъпим" чрез дисбаланс.

3. Ефективно планиране: задайте цели за всяка роля

Помислете за най-важното нещо, което можете да направите във всяка роля тази седмица, за да постигнете положителни резултати. Какво е от съществено значение, например като съпруга, съпруг, родител, служител? Когато търсите дейности, използвайте компас, а не часовник и се съсредоточете върху това, което е важно, а не спешно. Това може да бъде например среща със съпруг, повече време за дете, събиране на информация за курс за бързо четене, медитация. Поставете си една или две цели за всяка роля.

4. Ефективно планиране: научете се да вземате решения

За да преведете целите на II квартал в план за действие, трябва да се научите да вземате правилните решения през цялата седмица. Често се опитваме да намерим време за „важни“ дейности в I и III квартал, които вече са пълни с дейности. Хвърляме се от едно дело в друго, поверяваме го на друг, отлагаме го, надявайки се да намерим време за най-важните неща. Но – както пише Стивън Р. Кови – „[…] въпросът не е да приоритизирате плановете, а да планирате приоритетите“. Представете си широк буркан, в който слагате големи камъни. Въпреки че бурканът е пълен с камъни, той не е пълен, можете да поръсите чакъл в пролуките. Но истината е, че бурканът все още не е пълен – можете да добавите пясък и накрая да добавите още малко вода. Нашите цели в квартал II са "големи камъни". Ако първо се заемем с други неща - водата,пясък и чакъл, а след това искаме да поставим големи камъни в плана, опитите ни ще се окажат напразни. Но ако знаем кои неща са големи камъни и ги уредим преди всички останали, ще видим колко много можем да постигнем и колко вода, пясък и чакъл има в празните пространства. Ще постигнем това, което считаме за важно, като в същото време ще „настроим“ съответно други дейности.

5. Ефективно планиране: организирайте всеки ден

Вашите ежедневни задачи са първо да направите най-важните неща, въпреки неочаквани обстоятелства и предизвикателства на деня. Понякога ще успеете да реализирате план, друг път ще трябва да го промените, но когато взимате решения, разчитайте на показанията на вътрешния си компас. За да поставите най-важните неща на първо място, сутрин:

ПРЕДСТАВЕТЕ ТЕЧЕНИЕТО НА ДЕНЯ- прегледайте седмичния график, намерете вашата позиция, вижте този ден в контекста на 7 дни. Това ще ви помогне да реагирате правилно на неочаквани ситуации.

ЗАДАДЕТЕ ПРИОРИТЕТИ- маркирайте действията си със символите на четвърти I и II - благодарение на това ще сте сигурни, че въпросите от четвърт III не се вписват във вашия график. Ако е необходимо допълнително приоритизиране, маркирайте дейностите на тримесечие I и II по-подробно (например с кръг).

ДЕФИРАЙТЕ ВРЕМЕ И ВРЕМЕ НА ЗАДАЧАТА- отделете тези, които могат да се изпълняват по всяко време на деня. Запишете и времевите ограничения за конкретни дейности.

6. Ефективно планиране: оценете ефективността си

В края на седмицата помислете какви цели сте постигнали, какви предизвикателства сте изправени, какви решения да вземете и ако сте направили избор, най-важните неща са на първо място. Седмичното обобщение ви помага да избегнете повтарянето на едни и същи грешки, позволява ви да бъдете по-ефективни през следващите седмици.

месечен "Zdrowie"

Категория:

Психология